quarta-feira, 13 de fevereiro de 2008

10 dicas para utilizar sua agenda.

Bom, se você é daqueles que utilizam as "agendas on-line" como a do google agenda, então desconsiderem essa postagem. Agora, se você depende das anotações de seus compromissos, pensamentos, datas especiais, rabiscos subjetivos daqueles que só você entende em agendas "de celulose" então vai aí a dica de Chistian Barbosa. O rapaz é "especialista em produtividade pessoal e empresarial".

1 – Tenha apenas 1 agenda.
Você não tem duas vidas, logo não precisa ter duas agendas. Uma agenda bem utilizada é o suficiente para você, qualquer quantidade que exceda isso é desperdiçar tempo além de distribuir suas atividades.

2 – Centralize suas informações.
Se você tem uma agenda é para usar! Guardar tudo na memória pode ser muito perigoso e um gerador de urgências desnecessárias. Literalmente “descarregue” tudo que tiver para fazer em sua agenda. Centralize todas as suas atividades na agenda. Se alguém te pedir algo, anote! Se lembrar de algo, anote! Sua agenda deve ser o local central de tudo que você precisa fazer.

3 – Divida seu dia entre tarefas e compromissos.
Infelizmente as agendas convencionais são divididas apenas por horários e isso não é muito produtivo. O ideal é dividir seu dia entre os compromissos que tem hora de início e término e tarefas (que são quaisquer atividades que você deve fazer no dia específico). Divida a sua agenda ao meio. O lado esquerdo utilize para os compromissos. O lado direito utilize para anotar qualquer atividade que deve ser feita no dia que está agendando.

4 – Utilize um caderno para anotações
Se sua agenda não tiver um espaço adequado para anotações a recomendação é que você utilize um caderno, para fazer suas anotações. Utilize um padrão para suas anotações, como data, assunto e participantes. Você pode colocar em sua agenda uma referência a cada anotação feita, dessa forma caso precise localizar irá direto ao ponto sem precisar ficar vasculhando seu caderno.


5 – Utilize marcadores para buscar informações.
Uma dica oriunda dos “planners” é a utilização de marcadores para localizar informações. Vamos supor que você foi a uma reunião hoje e fez diversas anotações e criou uma série de tarefas para você fazer para o próximo mês. Depois de alguns dias você nem lembra mais o que almoçou, imagine as anotações da reunião. O que você pode fazer é colocar um marcador do lado da tarefa que terá que fazer, com o dia de hoje (ex.: Checar relatório de despesas [02-10-07]). Assim toda vez que olhar para uma tarefa poderá voltar no dia marcado e checar ao que se refere.

6 – Mantenha seus contatos no computador e na agenda.
Uma das coisas que mais tomam tempo no começo do ano é a migração da sua lista de contatos para a nova agenda. É muito provável que você tenha um programa em seu computador que já tenha esse cadastro, por isso recomendo que você mantenha a mesma em seu computador e imprima mensalmente ou na periodicidade de suas atualizações e anexe em sua agenda. Dessa forma você não perde tempo atualizando e mantém aonde é mais fácil manter e atualizar, inclusive podendo sincronizar com a Internet e com seu celular.

7 – Agrupe atividades semelhantes.
Sempre que possível agrupe atividades do mesmo tipo para serem feitas no mesmo período de tempo.

8 – Priorize seu dia.
Para que você tenha uma lista de atividades eficientes e focadas é necessário priorizá-las em uma ordem. Numere as tarefas de acordo com a ordem que devem ser executadas e siga essa prioridade ao longo do dia.

9 – Planeje no mínimo 3 dias à frente.
Administração de tempo é basicamente planejamento e antecipação. Se você olhar para sua agenda com essas duas palavras em mente, fará grande diferença. Olhe sempre para 3 dias ou mais à frente e veja o que pode gerar problemas ou urgências e antecipe tarefas. Quanto mais planejado você for, mais tempo terá. Se sua agenda está centralizando todas as suas atividades, isso será fácil de acontecer.

10 – Use imagens do que é importante.
O que é importante em sua vida precisa ficar sempre perto de você. Você pode construir um quadro com fotos de sua família, filhos, das suas metas e projetos importantes. Esse quadro pode ficar anexado nos primeiros dias de sua agenda. Sempre que for planejar seus dias, reveja o quadro e lembre-se de reservar um tempo para aquilo que verdadeiramente faz a vida valer a pena.

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